Aufgaben einer Hausverwaltung

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Bei den Aufgaben einer Hausverwaltung | Immobilienverwaltung müssen wir zunächst zwischen der Verwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz ("WEG") und der Verwaltung von Miethäusern/Zinshäusern (Miethausverwaltung) unterscheiden. Diese Differenzierung ist grundlegend für die Bestimmung der Aufgaben, also was der Verwalter zu leisten hat und welche Befugnisse und Pflichten Ihm obliegen. Bei der Miethausverwaltung ergibt sich das Leistungsbild des Verwalters aus dem schuldrechtlichen Vertrag der mit dem/der Eigentümer/in unterzeichnet wird. Dieser ist maßgeblich für die Bestimmung der Aufgaben des Hausverwalters | Immobilienverwalters, der im Interesse des Eigentümers handelt und mit der Sorgfalt eines ordentlichen Verwalters sein Amt ausüben sollte. Dies zeigt sich vorrangig im wirtschaftlichen Erhalt für die ordnungsgemäße Nutzung des Eigentums. Daneben ist der Hausverwalter im Rahmen der Ausübung seiner Tätigkeit als WEG Verwalter sehr viel strenger durch das Gesetz reglementiert. Der WEG Verwalter, der durch Mehrheitsbeschluss von der Wohnungseigentümergemeinschaft zunächst bestellt wird, unterzeichnet dann mit der Wohnungseigentümergemeinschaft einen Verwaltervertrag als Geschäftsbesorgungsvertrag, der den unabdingbaren Regelungen des Wohnungseigentumsgesetzes unterliegt. Darüber hinaus ergeben sich weitere Pflichten aus, • der Teilungserklärung • der Gemeinschaftsordnung • den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft und • den Vorschriften des BGB`s.

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Doch insbesondere das Wohnungseigentumsgesetz hat in §27 und §28 WEG die wesentlichen Aufgaben und Befugnisse einer WEG Verwaltung umrissen, die wir im folgenden kurz darstellen. • Die Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzuführen, was auch die Hausordnung betrifft. Diese wiederum ist durch Mehrheitsbeschluss festzusetzen oder zu ändern • Maßnahmen zur ordnungsgemäßen Instandhaltung und Instandsetzung zu treffen. Dies umfasst auch solche Maßnahmen, die eine schnelle Handlung und ein sofortiges Eingreifen erfordern. Damit sind auch die Schwierigkeiten bei der Beschlussfassung und Abgrenzung u.a. auch zu den baulichen Maßnahmen verbunden. • Gemeinschaftsgelder zu verwalten sowie alle Zahlungen und Leistungen zu bewirken und entgegenzunehmen, die mit der laufenden Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen. Für uns als Verwalter erfährt diese Befugnis besondere Bedeutung und Aufmerksamkeit. Da wir als Hausverwalter | Immobilienverwalter fremdes Vermögen und Eigentum verwalten, ist ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen als Eigentümer und uns als Verwalter von entscheidender Bedeutung. Wir verwenden regelmäßig offene Fremdkonten, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft als Kontoinhaber und die Verwaltung als Verfügungsberechtigten vorsieht. Dies hat darüber hinaus den Vorteil, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft die Verfügung von bestimmten Summen von der Zustimmung des Verwaltungsbeirates oder der Eigentümergemeinschaft abhängig machen kann • Als Empfangsbevollmächtigter Willenserklärungen und sonstige an die Wohnungseigentümergemeinschaft gerichtete Zustellungen entgegenzunehmen • Maßnahmen zu treffen, die insbesondere in dringenden Fällen zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlich sind Weitere wichtige Aufgaben einer Hausverwaltung | Immobilienverwaltung befinden sich in §28 WEG, in dem die Pflichten zum Wirtschaftsplan und der Rechnungslegung normiert werden. Insbesondere der Wirtschaftsplan muss über die folgenden Sachverhalte Auskunft geben • Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben im Rahmen der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums • Anteilmäßige Zurechnung der Kosten- und Lastenbeiträge • Die Zurechnung der Beträge für die Instandhaltungsrücklage Auch diese Aufgaben sind nicht abschließend für den Hausverwalter | Immobilienverwalter. Darüber hinaus sind weitere Pflichten in §23, §24 und §25 WEG zu finden, die der Hausverwalter | Immobilienverwalter zu beachten hat • die mindestens jährlich einzuberufende Eigentümerversammlung nach §24 Abs. 1 WEG oder wen unter schriftlicher Angabe von Zweck und Grund mindestens ein Viertel der Eigentümer eine Eigentümerversammlung nach §24 Abs. 2 WEG einfordert • Führung des Vorsitzes in der Wohnungseigentümerversammlung nach §24 Abs. 5, sofern die Eigentümer nichts anderes beschließen • Beachtung der Gültigkeit von Beschlüssen, insbesondere dass der Beschlussgrund in der Einberufung hinreichend bezeichnet wurde (23 Abs. 2 WEG) • Schriftliche Einberufung der Eigentümerversammlung unter Fristwahrung, sofern keine besondere Dringlichkeit besteht (§24 Abs. 4 WEG) • Einberufung einer weiteren Eigentümerversammlung bei fehlender Beschlussfähigkeit mit der Berücksichtigung und Aufklärung zu den Besonderheiten einer weiteren Eigentümerversammlung als "Behelfs"-Versammlung nach §25 Abs. 4 WEG. Auch diese Aufgaben gelten nicht abschließend für den Hausverwalter | Immobilienverwalter, sondern stellen lediglich das gesetzlich definierte und unabdingbare Leistungsbild dar. Darüber hinaus zur Erfüllung dieser Verpflichtungen, muss der Verwalter ein weitaus höheres Leistungsbild anbieten und entsprechende Ressourcen vorhalten. Dies bleibt jedoch meist im Verborgenen und ist für den Eigentümer nicht greifbar und folglich auch nicht messbar, was auch die Höhe der Vergütung bestimmt und auch bestimmen sollte. Das Leistungsbild lässt sich an dieser Stelle durch eine Vielzahl an Aufgaben erweitern, die kaufmännisches, technisches und rechtliches Wissen erfordern, um die in der Praxis gestellten Anforderungen umzusetzen.

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L E I S T U N G S K A T A L O G

 

 

Der Leistungskatalog spezifiziert die

 

            Grundleistungen der Verwaltung (Teil A)

            Besondere Leistungen der Verwaltung (Teil B)

            Pflichten der Eigentümer (Teil C).

 

 

Teil A: GRUNDLEISTUNGEN

 

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die unabdingbaren, in den

§§ 27 und 28 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben.

 

Die Grundleistungen sichern der Wohnungseigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange. Dieser Aufwand ist mit dem vereinbarten, pauschalen Verwaltungsentgelt abgegolten.

 

I. Kaufmännische Leistungen

 

1.    Wirtschaftsplan

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweis der Verteilung je Kosten-/ Einnahmenart, in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen je Sondereigentum.

 

2.    Jahresabrechnung

       a)  Jahresabrechnung

            Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und

            Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je

            Sondereigentum

 

       b)  Status

            Der Status enthält die Angabe über Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und

            Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie die Kontostände.

 

       c)  Einsicht in Unterlagen der Abrechnung

            Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten - nach vorheriger Terminvereinbarung - im Büro der

            Verwaltung zur Verfügung.

 

 

 

3.    Eigentümerversammlung und Niederschrift

 

       a)  Verwaltungsbeiratssitzung

 

 Teilnahme an einer Verwaltungsbeiratssitzung zur Vorbereitung der Eigentümerversammlung und Prüfung der Hausgeldabrechnung des abgelaufenen Wirtschaftsjahres.

 

       b)  Eigentümerversammlung

 

Durchführen der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten sowie der Erstellung eines Versammlungsprotokolls und dessen Versand an alle Eigentümer.

                                                          

 

       c)  Vorsitz und Niederschrift

 

 Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift der Beschlüsse.

 

4.    Hausordnung

 

 Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/ Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/ Nutzungsordnungen mahnt die Verwaltung bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Wohnungseigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.

 

5.    Überwachen der Verträge der Eigentümergemeinschaft

 

       Betreuen und Überwachen der Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft.

 

6.    Geldverwaltung

 

Auf den Namen der Eigentümergemeinschaft auf speziellen WEG-Konten (offenes Fremgeldkonto)..

 

7.    Rechnungskontrolle und -anweisung

 

       Sachliche und rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und  Reparaturrechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen.

 

 

 

8.    Buchhaltung

 

       Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung     im Vertragszeitraum, getrennt von anderen Gemeinschaften und der              eigenen Buchhaltung der Verwalterin. Insbesondere:

       Führen und Abrechnen von:

       · Hausgeldkonten je Sondereigentum;

       · Einnahmekonten für Erträge;

       · Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer);

       · Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;

       · Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;

       · Mahnung bei Zahlungsverzug;

 

 

       Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse; Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlungen;

 

       Veranlassen der jährlichen Ablesung aller verbrauchsabhängig zu bestimmenden Werte und Weitergabe aller notwendigen Kostenbestandteile an das von der            Eigentümergemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sondereigentum in die Einzel-          Jahresabrechnung.

 

II. Technische Leistungen

 

1.    Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

       a)  Anwesenheit vor Ort

           Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, erfolgt eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch regelmäßige              Begehung der Wohnanlage.

 

       b)  Sonderfachleute

            Soweit notwendig, werden auf Kosten der Gemeinschaft Sonderfachleute zur

            technischen Begutachtung herbeigezogen, sofern ein Beschluss dafür vorliegt.

 

2. Laufende Instandhaltung und Instandsetzung

 

2.1  Auftragsvorbereitung

       a)  Empfehlung

            Empfehlungen bei der Auswahl der technischen Lösungen, Führen von Preisverhandlungen und der Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum,              sofern hierfür ein Beschluss vorliegt.

 

       b)  Schadensminderung

            Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und

            -beseitigung

 

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2.2  Auftragsvergabe

       a)  Laufende Instandhaltung

            Erstellen der schriftlichen Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümer-

            gemeinschaft im Rahmen des bestehenden Etats, sofern nichts anderes be-

            schlossen wurde.

 

       b)  Instandsetzung

            Veranlassen der Reparatur und Vergabe der Bauaufträge, Durchführung der Bauleitung und -überwachung einschließlich Aufmaß und Rechnungskontrolle

            bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen nach vorheriger Beschluss-

            fassung gegen gesondert zu vereinbarende Zusatzvergütung bei Maßnahmen mit

            einem Kostenvolumen von mehr als EUR 5.000,00. In der Regel beträgt unser Honorar 5 % (netto) von der Bruttoauftragssumme

 

2.3  Überwachung

Termin-Überwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen, andernfalls erfolgt die Abmahnung des Leistungsrückständigen. Die jeweilige Schlussabnahme erfolgt durch den Verwalter.

 

2.4  Sofortmaßnahmen

       a)  Veranlassen nach § 27 Abs. 1 Ziffer 3 WEG

            von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden.

 

       b)  Versicherungsschäden

            Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am

            Gemeinschaftseigentum.

 

2.5  Sicherheitseinrichtungen

         Veranlassen der Prüfung und Wartung (ggf. Abschluss von Wartungsverträgen) von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und den                    Technischen  Überwachungsverein (TÜV), z.B.

       · der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter);

       · den Aufzügen (Haupt- und Zwischenprüfungen sowie Noteinrichtungen);

       · den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierung);

       · den Lüfter und CO2-Anlagen; (z.B. in Tiefgaragen, Läden und Kellerräumen);

       · den Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage);

       · den kraftbetätigten Garagentoren;

       · den Brandschutzeinrichtungen einschließlich Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen,   Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen,

          Brandschutztüren,  Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern etc.).

 

III. Sonstiges

 

1.    Allgemeine Verwaltung

 Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern  und Dritten, für gemeinschaftliche Belange, soweit sie von der Verwaltung im Rahmen der ausgeführten Grundleistungen veranlasst wurden.

 

 

 

 

 

 

 

 

Teil B: BESONDERE LEISTUNGEN

 

Die Verwaltung ist bereit und in der Lage, zusätzliche Leistungen auf besonderen Beschluss der Eigentümergemeinschaft zu erbringen.

Diese zusätzlichen Leistungen, ob für alle oder für einen einzelnen Eigentümer, werden gesondert vergütet. Die Höhe der Vergütung wird per Beschluss oder durch gesonderte Vereinbarung festgelegt.

 

 

 

Teil C: PFLICHTEN DER WOHNUNGSEIGENTÜMER

 

Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist verpflichtet:

 

1.    Übergabe der Unterlagen

        Der Verwaltung rechtzeitig vor Beginn der Tätigkeit sämtliche Verwaltungsunterlagen, die zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich sind, in geordneter          Form auszuhändigen, insbesondere:

       · Teilungserklärung/ Gemeinschaftsordnung;

       · Beschlusssammlung

       · Aktuelle Stammdaten (Eigentümerlisten, Adressen, Wohnungsnummern,

          Wohnflächen);

       · Vollständige Bau-, Revisions- und Lagepläne einschließlich Massenangaben;

       · Alle bestehenden Verträge, die mit Dritten im Namen der Gemeinschaft

          abgeschlossen wurden;

 

2.    Schadensmeldung

Erkannte Schäden am Gemeinschaftseigentum, auch im Bereich des Sondereigentums, sind vom Miteigentümer der Verwaltung unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Im akuten Notfall (Brand, Havarie) ist jeder Eigentümer verpflichtet Maßnahmen zu ergreifen und die Hausverwaltung hierüber zu informieren.

 

 

3.    Zutritt zum Sondereigentum

Den Zutritt zum Sondereigentum nach vorheriger Terminanmeldung durch die Verwaltung oder Dritte für Ablese-, Überprüfungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Sonder-/ Gemeinschaftseigentum sicherzustellen.

 

4.    Hausordnung

Für die Einhaltung der jeweils gültigen Hausordnung der Gemeinschaft, insbesondere bei Vermietung, zu sorgen. Die Hausordnung der Eigentümergemeinschaft ist als Bestandteil in etwaige Mietverträge aufzunehmen.

 

5.    Namensschilder

Die Namensschilder (Klingel, Briefkasten usw.) sind unverzüglich und einheitlich nach bestehendem Muster von jedem Eigentümer auf eigene Kosten anbringen zu lassen (Bestellung durch den Verwalter!).

 

6.    Weiterveräußerung

Bei Weiterveräußerung hat der Veräußerer mit dem Rechtsnachfolger zu vereinbaren, dass mit dem Eigentumsübergang alle Ansprüche und Verpflichtungen aus der Mitgliedschaft in der Eigentümergemeinschaft, einschließlich dem Anteil der Instandhaltungsrücklage, auf den Erwerber übergehen.

 

7.    Namen- und Adressänderungen

Änderungen von Namen, Adressen und sonstigen verwaltungsrelevanten Daten sind dem Verwalter unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

 

8.    Personenmehrheit

Sind mehrere Personen Eigentümer eines Wohnungseigentums (Erbengemeinschaften, Eheleute usw.) so ist die Miteigentümergruppe ohne weitere Aufforderung verpflichtet, der Verwaltung schriftlich einen Bevollmächtigten zu benennen, der berechtigt ist, Willenserklärungen und Zustellungen, die im Zusammenhang mit dem Wohnungseigentum stehen, verbindlich für sie entgegenzunehmen und abzugeben. Gleiches gilt für Miteigentümer, die sich durch Dritte vertreten lassen oder sich mehr als 3 Monate im Jahr im Ausland aufhalten.

 

9.    Zustellungsbevollmächtigung

Der Verwaltung werden Aufwendungen, auch für beauftragte Verfahrensbevollmächtigte, die ihr als Beteiligte oder Zustellungsbevollmächtigte bei der Verwaltung entstehen, erstattet. Dies gilt auch, wenn in der richterlichen Entscheidung keine Erstattung von außergerichtlichen Kosten angeordnet ist.